Relatórios

 

Por Claudiney Fullmann

Edição 10/2011

A prática eficaz

Escreve-se para poder ler depois. Cartas, memorandos, mensagens, notas ou relatórios têm o propósito de comunicar algo para alguém, seja em papel ou por meio eletrônico. Notas são de cunho íntimo para memorizar uma situação. Como o destinatário é o próprio autor, o uso indiscriminado de abreviações é aceitável, pois quem vai ler é a mesma pessoa que escreveu.

Mensagens já têm outro destino, outra pessoa vai ler. Na onda do MSN, o linguajar é restrito à tribo que tem seus códigos de entendimento. Quem não pertence ao grupo dificilmente entende a distorção de qualquer língua escrita.

Cartas para uso pessoal ou comercial já requerem uma redação mais elaborada, com alguma formalidade, sem perder a cortesia de um bom relacionamento. Memorandos e relatórios são impessoais e destinados a disparar ações simples ou decisões complexas.

Os memorandos podem ainda guardar informalidades, pois normalmente são internos, entre departamentos, para solicitar informações ou providências a fim de atender ao processo do negócio da empresa. Os e-mails usam as vantagens da internet e intranet e ajudam na correção de textos dos menos capacitados a escrever, já que a maioria prefere só falar e não escrever. A comunicação verbal pode gerar mais mal-entendidos, enquanto a escrita busca formalizar o entendimento. Quem não gosta de se comprometer prefere não escrever; é mais fácil desmentir depois.

Relatórios são mais profissionais e requerem seriedade. Um relatório médico, de pesquisa ou de resultados de vendas apontam diagnósticos ou desempenhos que originarão outras ações. É importante lembrar que “escrever é a arte de economizar palavras”! A ver o que cita Mark Twain, que elaborou: “Desculpe-me por escrever-lhe uma carta longa, por não ter tempo de escrever-lhe uma curta”. Ou seja, um bom relatório requer tempo para ordenar pensamentos, selecionar as palavras mais precisas e dar-lhe fluidez de leitura. Para isso, deixo-lhes algumas dicas!

O que é um relatório

Relatório é uma apresentação escrita para transmitir informação a um determinado leitor, de forma imparcial, sucinta e clara, respondendo as perguntas básicas: o que, quem, onde, quando, quanto e como, entremeados por um constante por que. É um relato que, dependendo da finalidade e da agilidade desejada, pode simplesmente ser um formulário padronizado (para acompanhar metas, por exemplo) ou mais complexo, como é o caso de relatórios de P&D, ou para reportar uma situação que requer o seu registro e decisões.

Quem (em que nível se encontra)

• Ordena ou solicita.
• Redige.
• Recebe o relatório.
• Recebe cópia do relatório.

A linguagem de um relatório sempre será compatível com o nível do leitor – presidente, diretor, gerente, supervisor, operadores, clientes, fornecedores, autoridades… Embora possa ter o cunho do redator, um relatório deve ser compreensível até para um leigo.

Sobre o que (assunto ou problema)

Para um exemplo simples, suponhamos a investigação sobre a ocorrência de um defeito em um objeto.

• O que acontece
  • Qual é o objeto com defeito?
  • Qual é o defeito no objeto?
• Onde acontece
  • Onde foi observado o objeto com defeito?
  • Onde o defeito foi observado no objeto?
• Quando acontece
  • Quando foi observado o objeto com defeito?
  • Em que circunstâncias foi observado o objeto com defeito?
• Quanto acontece
  • Qual é a dimensão, alcance ou volume do defeito observado?
  • Quantos são os objetos com defeito?

Quando se faz (em que momento ou periodicidade)

• Preliminares
• Progressivos
• Periódicos Parciais
• Mensais
• Finais

Elementos de um relatório (como deve ser composto)

Índice – É a amarração de títulos e subtítulos às páginas correspondentes para facilitar a busca do assunto.

Símbolos e abreviações – Definir aqueles não consagrados logo no início do relatório.

Sumário ou síntese – Importante para aqueles que precisam saber do assunto sem se preocupar com muitos detalhes. Basta 10% do volume do relatório.

Introdução – Mostra os antecedentes. O relator prepara o leitor para o raciocínio desenvolvido no corpo do relatório. Deve conter a finalidade e escopo. É um chamariz para motivar a leitura completa.

Corpo – É a descrição detalhada do assunto em pauta. Pode ser subdividido em:

• Considerações.
• Causas.
• Possíveis efeitos.
• Medidas adotadas.
• Resultados esperados.

Conclusão – É o encerramento embasado na análise e opinião sobre os fatos apresentados:

• Apresenta soluções ou recomendações.
• Correlaciona-se com a introdução.
• Não é o sumário ou repetição do assunto contido no corpo.
• A conclusão pode ser maior que o corpo.
• Contém comentários, análises e interpretações.

Anexos – São complementos citados no corpo e que facilitam a compreensão.

Bibliografia – No caso de relatórios de pesquisas científicas, para fins acadêmicos ou para publicação, toda literatura consultada deve ser referendada, de acordo com práticas internacionais em uso e normas da ABNT.

Regras básicas de um relatório

• Perguntar-se sempre: tenho em mãos os elementos necessários para redigir um relatório completo sobre o assunto?
• Avaliar a credibilidade das fontes consultadas.
• Avaliar o relacionamento das fontes com o problema (ver imparcialidade).
• Identificar quem lerá o relatório.
• Certificar-se de que o estilo é o correto para o leitor.
• Certificar-se de que a linguagem usada é apropriada para o leitor (matemática, verbal, química, gráfica, desenhos, fotografias, tabelas).

Grafias

As regras gramaticais devem ser observadas, mas destaco alguns exemplos comuns em relatórios: escrever por extenso números iniciando um período (ex. duas mil pessoas compareceram…), números aproximados (aproximadamente três mil pessoas…). Não devem ser escritos por extenso: números decimais (0,035), porcentagem (7%), entre outros. Separar por ponto os números de cinco ou mais algarismos: 93.450 e 1.435.331.

Teste sua redação

Seu texto está:

• Completo?
  • Dá todas as informações necessárias?
  • Responde a todas as indagações que o leitor possa fazer?
• Conciso?
  • Contém apenas o essencial?
  • Encerra somente frases indispensáveis?
• Claro?
  • Linguagem apropriada para os leitores?
  • São palavras simples que traduzem seus pensamentos?
  • A estrutura da frase é clara?
  • Há longos períodos?
  • Cada parágrafo contém uma ideia central?
  • As ideias estão ordenadas?
• Correto?
  • A informação é precisa?
  • Os elementos estão dispostos com habilidade?
  • A redação está isenta de incorreções de grafia, concordância e pontuação?
• Em tom apropriado?
  • Esse tom produzirá o efeito desejado?
  • Está livre de palavras que possam provocar rivalidade?
  • Está livre de frases afetadas, formalísticas ou chavões?

Se você estiver satisfeito, provavelmente o leitor também ficará! As mesmas diretrizes gerais para elaboração de um relatório são aplicáveis para elaborar um dossiê. Um dossiê é mais estruturado, contendo um conjunto de informações, relatos e documentos com comprovações de fatos ou pesquisas para auxiliar na busca da causa de eventuais problemas ou na implementação de novas soluções. Enfim, o dossiê será a base para a tomada de decisão.