Produtividade da equipe: 7 critérios práticos para o líder
Por Claudiney Fullmann
Edição 08/2011
Todo negócio crescente tem na produtividade um fator de sucesso. Nem sempre medida e às vezes distorcida, ela deixa de ser aproveitada para a motivação e também para a participação nos resultados. Algumas vezes, faturamento é entendido como lucro e a surpresa vem no fim do período, quando não sobra dinheiro em caixa. Quando se gasta mais do que se recebe, o prejuízo vem na contramão da produtividade e, consequentemente, da lucratividade e da competitividade.
Válido para empresas de qualquer porte, a produtividade estende-se igualmente para equipes e até indivíduos que se perdem nas finanças pessoais. A base é simples: conseguir mais com menos! Há muitos anos, defini uma relação que não chega a ser uma expressão matemática, mas ajuda na explanação: P = Q/D, em que P é a Produtividade, Q é a Quantidade e/ou Qualidade e D representa Despesas e/ou Demoras, também entendidas como Prazo.
É importante reconhecer que produtividade é uma medida relativa, muitas vezes confundida com produção. Suponhamos que alguém produz 30 peças em 60 minutos. Como há uma demanda crescente, essa mesma pessoa consegue fazer 45 peças em uma hora e meia. Houve um aumento de produção, mas a produtividade foi a mesma, ou seja, dois minutos por peça nos dois casos.
A produtividade aumenta se a Quantidade/Qualidade aumentar com as mesmas Despesas/Demoras ou se D diminuir mantendo Q, ou ainda, na melhor das hipóteses, aumentar Q e diminuir D simultaneamente.
Usando o Ciclo Fullmann, denominado PLOCA (Planejar, Liderar, Organizar, Controlar, Ativar), podemos extrair alguns critérios de uma gestão eficaz:
- Compartilhar metas – Um bom planejar resume-se em metas claras, específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Para liderar eficazmente, é preciso organizar a equipe e os recursos necessários. Quando as metas são entendidas e compreendidas por ela, há um comprometimento com os parâmetros básicos que definem os rumos do sucesso. Seguidas de um plano de ação abrangente, que aponta os passos sucessivos e interdependentes, dificilmente se deixam escapar as metas de produtividade. Elas não toleram improvisos, pois quaisquer deslizes provocam desperdícios e retrabalhos.
- Quantidade – Determinar a quantidade a ser atingida é uma mensuração essencial, não importa que seja de peças, vendas, ligações telefônicas, etc. Cada atividade é medida pela quantidade produzida. Lembremo-nos de que parte da encomenda nem sempre satisfaz. Se precisarmos de três pernas para fazer um banquinho, receber apenas duas não garante que ele fique em pé! É preciso conferir se o processo e o método de trabalho adotados estão adequados à tarefa especificada. Padrões de trabalho garantem maior produtividade.
- Qualidade – Embora possa ser subjetiva, existem padrões definidos para medir qualidade, satisfação dos clientes e retrabalhos. Este último é um dos itens que mais reduzem a produtividade. Há que se manter a cultura de “fazer benfeito logo na primeira vez”. Muitas vezes é fundamental um treinamento mais apropriado, mais profundo. Para quem considera treinamento caro, recomendo: experimente a ignorância.
- Demora – Prazos não cumpridos representam os maiores desgastes da relação entre fornecedor e cliente, inclusive os internos, e impactam negativamente a produtividade. A justificativa inócua do “só falta…” não convence. Uma boa equipe é capaz de prometer e cumprir o prometido ou negociado. Isso a valoriza.
- Despesas – Costumo separar os gastos incorridos em atividades profissionais em Custos Diretamente Variáveis (CDV) e Despesas Operacionais (DO). Os CDV só acontecem quando se vende algo, por serem matérias-prima ou insumos, comissões de vendas e impostos sobre valor faturado. As DO são as que ocorrem mesmo que nada se venda: energia, telefone, salários, encargos, aluguéis, taxas, papelaria, etc. Aqui se encontram os maiores desperdícios, que devem ser eliminados sempre, para incremento da produtividade.
- Monitorar – Mesmo uma equipe engajada precisa de um líder coach capaz de dar um feedback assertivo. Não precisa “ficar no pé” de quem adquire autonomia, mas um acompanhamento da produtividade que permita identificar eventuais desvios na fase de controlar do PLOCA é essencial. Basta um controle por exceção e, quando apropriado, o líder pode concluir o ciclo com o ativar, analisando as causas do desvio e estabelecendo novas diretrizes para atingir ou superar as metas.
- Comemorar vitórias – Uns podem achar que cumprir as metas “não é mais que obrigação” e estão sempre prontos a apontar as falhas. Equipes ajustadas já sofrem o suficiente quando há um fracasso; portanto, é desnecessário tripudiar. Que se analisem as causas para evitar reincidência e se lamente sem exageros. Bola para frente!
A manutenção da motivação por meio de estímulos é salutar. Cada conquista merece uma celebração. Não precisa ter custo elevado, pois a vitória por si só já é gratificante. Um elogio do líder publicamente tem efeitos surpreendentes.
Lembro-me da cultura de comemoração instalada na área comercial do negócio de locomotivas da General Electric. Havia um sino no escritório que era badalado todas as vezes que se fechava uma venda – o número de badaladas correspondia à quantidade vendida – imaginem a euforia no dia em que se fechou um contrato de vendas de 700 locomotivas para a China! Setecentas badaladas!
Gosto de medir a produtividade global de um negócio usando parâmetros econômicos sob controle da equipe: a relação entre os somatórios de ganho e de despesa operacional em um determinado período. Entendendo-se ganho como a diferença entre o valor líquido da venda (deduzidos comissões e impostos) e o custo diretamente variável.
Esse critério até admite aumentar a DO, desde que o aumento do ganho seja superior. Tal incremento de produtividade monetária pode deixar uma parcela de prêmio para a equipe, já que todos os custos e despesas, inclusive depreciações e gastos financeiros, já foram absorvidos.
Uma equipe harmônica, bem treinada e motivada acumula sucessos, valoriza seu líder e entende o que é uma produtividade feliz.
