Mais resultado com menos esforço e custo

Processos

Por Claudiney Fullmann

Edição 04/2011

Em princípio, sempre começamos um trabalho com um propósito. Entretanto, nem sempre temos clareza da situação do momento, da realidade atual, muito menos da que gostaríamos de ter. O que de fato se quer? Por onde começar? Que recursos se tem? Que caminho trilhar? Como sei se estou certo? E, se não der certo, como volto?

Tantos questionamentos podem nos deixar estagnados. Brinco dizendo que me sinto como um pernilongo em um campo de nudismo (sei o que fazer, mas não sei por onde começar diante de tantas oportunidades) cada vez que inicio um novo trabalho, seja um projeto ou a materialização de um sonho. Sigo, então, os passos da Dynamic Production Strategy (DPS):

• 1º passo: conhecimento –Três perguntas nos dão as diretrizes: onde estou? Para onde quero ir? E como chegar lá? Um diagnóstico preliminar permite entender os sintomas da insatisfação ou aproveitamento de oportunidades. Quase automaticamente nascem os objetivos gerais para transformar a realidade existente.
• 2º passo: reconhecimento –Na verdade, um voo rápido com olhos de águia. Um exercício de observação isenta de comentários, para se ter um panorama do ambiente e identificação de tudo o que pareça estranho e impeça um fluxo contínuo das atividades requeridas.
• 3º passo: conceituação –Para que flua um contínuo de valor com agregação em cada etapa das atividades necessárias, seguindo os princípios de economia de movimentos e utilização racional de recursos e energia de forma sustentável e socialmente responsável.
• 4º passo:proposição de mudanças – Para melhorar, é necessário mudar. Como dizia Einstein, é insano esperar novos resultados agindo da mesma forma de sempre. Esse passo requer criatividade e arrojo. Mudança de métodos é a aliada mais eficaz para mudanças de atitudes, o querer mudar.
• 5º passo:definição das oportunidades de melhoria – Consolidar o fluxo que interliga as atividades aos resultados, eliminar quaisquer desperdícios, manter intolerância com tudo aquilo que não agrega valor – apenas adiciona tempo e custo ao processo – e sincronizar todas as tarefas que assegurem sempre o mesmo nível de trabalho em qualidade, tempo e quantidade.
• 6º passo: projeção da realidade futura –Selecionar as mudanças factíveis, sendo modesto nos ganhos propostos e pródigo nas despesas a serem incorridas. Dados e informações precisos são essenciais para que o entusiasmo do começo não esfrie a motivação no momento da implementação, por diferir das expectativas iniciais. Metas bem elaboradas são essenciais para os bons resultados de um trabalho. Não ser muito otimista supondo não haver obstáculos. Sempre que existe uma ação, pode haver efeitos colaterais ou reações adversas que precisam ser tratadas com novas metas, desdobradas em ações. A prevenção é mais eficaz que a correção, que normalmente tem um custo maior e é mais demorada, impactando negativamente no cronograma da meta.
• 7º passo:registrar oportunidades – Aquelas melhorias percebidas, mas não quantificadas, que merecem um estudo mais aprofundado. Elas vão além do que já comprova a viabilidade da proposta. Intuitivamente serão eficazes, mas ainda não verificadas. Elas proporcionam a produtividade ótima.
• 8º passo: calcular os resultados –Lembre-se: em qualquer estimativa, os gastos são garantidos, mas os ganhos nem sempre se confirmam, o que pode destruir a carreira de qualquer pessoa bem-intencionada. De maneira simples, ganho é a diferença entre o total dos recebimentos e o somatório dos custos diretamente variáveis. Lucro é a diferença entre a totalidade dos ganhos e a totalidade das despesas operacionais, aquelas que sempre ocorrem mesmo que nada se venda. Esses parâmetros são facilmente medidos e aplicáveis universalmente.
• 9º passo: elaborar um plano de ação –Colocar na prática tudo o que teoricamente se concebeu. As “problemáticas” já foram sanadas. Agora é hora da “solucionática”. Os bons profissionais são os chamados “acabativos”, os que disciplinadamente fazem aterrissar as grandes ideias e concluir o projetado. Os indisciplinados ficarão escavando desculpas e enterrando suas competências.
• 10º passo: adotar as mudanças –Muitas vezes, é preciso passar pela “destruição criativa”, traumatizante para alguns que não conseguem visualizar o futuro de um trabalho racional, fluido e produtivo. Sintetizo tal jornada em “4S”:

1. Simplicity(simplicidade) –Porque torna fácil o trabalho humano.
2. Speed (velocidade) –Devido à rápida implantação para reduzir o tempo de ciclo e o lead time (prazo de entrega).
3. Syncronization (sincronização) –De todos os fluxos, assegurando melhor desempenho de entregas pontuais.
4. Success (sucesso) –Resultando na satisfação dos stakeholders, atingindo a mais alta produtividade.

E a gestão disso tudo?

Para gerenciar esses passos, recomendo o Ploca – Planejar, Liderar, Organizar, Controlar e Agir.

No Planejamento, tem-se a clara noção de viabilidade para se atingir as metas. O prazo é compatível com os recursos disponíveis? Os ganhos esperados são factíveis? Prováveis obstáculos foram identificados? Submetas foram estabelecidas para superá-los?

Ajustados os parâmetros, revisando as metas ou promovendo novas ações, começa a Liderança, ou seja, a gestão de pessoas e demais recursos envolvidos.

Em seguida, vem a Organização, esmiuçando a programação das ações e seus prazos intermediários. Costumo prever folgas, mas acelerar as atividades no começo para não acumular atrasos e evitar as famosas correrias no fim.

Para tal, as informações têm de ser precisas e o Controle, implacável. Monitorar a evolução física e de consumo de recursos é essencial. Desde o início, o equilíbrio “Fi-Fi” (Físico-Financeiro) designado para a meta deve ser obstinadamente mantido. Só assim se evita a síndrome da falta de recursos no fim, impossibilitando a conclusão ou superação da meta.

Sempre que o controle identificar desvios entre o planejado e o realizado, o Agir deve ser imediato. Como só se pode melhorar o que é medido, o progresso monitorado regularmente permite pequenos ajustes de rota, impedindo grandes desvios no fim.

O trabalho – mais resultado com menos esforço – é isso. Menos custo é consequência.